なぜ思った順番で伝えるのはダメか分かった!「一番伝わる説明の順番」レビュー

こんにちは、しろまる(@castlefrom0)です。

今回は、「一番伝わる説明の順番」という本のレビューを書いていきます。

この本は、「説明力を上げるための基礎知識」について解説している本です。
本書を読んで、説明力を向上させるために、相手の頭で整理しやすい情報の提示の仕方を意識していこうと思いました。

3つのポイントで要約

まず本書を要約していきます。次の3つのポイントで整理したいと思います。

  1. 説明は相手の頭を整理するコミュニケーション
  2. 自分の頭を整理する方法
  3. 相手の頭を整理する方法

説明は相手の頭を整理するコミュニケーション

「相手の頭を整理しながら伝える 」ということが重要

一番伝わる説明の順番

うまい説明とは、説明を受けた相手が得た情報を頭の中ですぐに整理できるような説明です。

そのために心がけることは次の二つです。

  • 思いついた順序で話さない
  • 相手の知りたいことを納得しやすい順序で話す

自分の思いついた順序で説明するのは、です。
ただそれは独りよがりで、重要でない情報があったり、結論が最後に来たりなどと相手の頭は混乱してしまいます。

物事を理解するのは相手なので、相手の頭を整理しやすくするために相手が納得しやすい順序で説明することが必要です。

説明の順番の基本は次であると本書では、記載されています。

  1. 前提を揃える
  2. 結論・主張・本質
  3. 根拠・理由・事実
  4. 補足情報
  5. 結論・相手に促したいアクション

詳しい説明は、書籍に譲りますが、この順番で説明することで、納得しやすい説明となります。

自分の頭を整理する方法

相手の頭を整理するためには、まず自分の頭を整理する必要があります。
自分が説明できないのに、相手の頭を整理するのは難しいからです。

自分の頭を整理するステップは次の4ステップです。

  1. 相手の知りたいことを明確にする
  2. 自分が伝えたいことを明確にする
  3. 情報のギャップがないか確認する
  4. ギャップを埋めるために何が必要か考える

このステップで自分の頭を整理することで、独りよがりにならず、相手に寄り添うことができるようになり、うまい説明へと繋げることができます。

相手の頭を整理する方法

自分の頭を整理した後には、うまく相手に理解させる方法についてです。

ここでのポイントは3つ

  1. 地図で相手の思考を整理する
  2. 質問で相手の思考を整理する
  3. フレームで相手の思考を整理する

説明をする前には、相手の頭の中は空っぽです。そのため、始めに頭の中に方向性を示して、理解しやすい土壌を作る必要があります。

説明のなかで質問を入れることで、相手の頭を自分で整理してもらうきっかけを作ることができます。

フレームワークを取り入れることで、情報を構造化し、整理しやすい情報とすることができます。

本書を読んで感じたこと

本書を手に取った理由

説明力を向上させたいと思ったからです。

きっかけは、会社でのプレゼンの失敗です。
会社にて、2年間の業務成果を発表するという大きなプレゼンの機会がありました。

その準備過程で、上司の時間を何度も奪ってしまったり、業務を進められなかったりと、自分のプレゼン・説明力の無さを実感しました。

そのため、説明力を向上させたいと感じ、今回この本を手に取りました。

説明には、準備と努力が必要

本書を読んで、説明する時の事前準備と日々の努力の大切さを感じました。
今までは説明する際に何も考えず「楽だから」という理由で、思いついた順に話していまし、説明力を向上させるために努力をしてきませんでした。

説明が上手い人は、表には出てこないところで努力し、相手の頭を整理する説明の仕方を体得しているのだと感じました。

今後の目標を
自然と相手の頭を整理できる説明をできる説明力を身につける」
として、準備と努力をしていきたいと思います。

行動したいこと

本を読むだけでは、説明力は向上しません。ですので、本書で学んだことを自分のものにするために、次のことを行なっていきたいと思います。

読者を意識してブログを書く

説明力を向上するには、説明の場数を踏む必要があります。幸い私は、本ブログというアウトプットの場を持っています。
しかしもったいないことに、今までは思ったことをただ書いていただけでした。この場を活用すべく、読者を意識したブログ記事を書いていこうと思います。

仕事の報告では、上司の知りたいことを推察して資料を作成する。

今までは、あまり上司の求めていることを考えずに資料を作り、説明していました。相手の知りたいこと、知りたい順序を考えてから、資料作りを始めようと思います。

まとめ

一番伝わる説明の順番を紹介してきました。

本書のポイントは、相手の頭を整理しながら伝えるのが良い説明というところです。
学んだ内容を実践して、自分の身につけていきたいと思います。

これから2週間に1回は、自分の忘備録としてこのような本のレビューをしていきたいと思います。

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